Miten ottaa puheeksi vaikea asia työpaikalla?

Työpaikalla syntyy välillä tilanteita, joissa on tarpeen ottaa vaikea asia tai huoli puheeksi. Olipa kyseessä sitten väärinymmärrys, konflikti tai epäkohta työyhteisössä, on tärkeää osata käsitellä nämä tilanteet rakentavasti. Tässä artikkelissa jaan käytännönläheisiä ohjeita ja vinkkejä siitä, miten voit valmistautua ja aloittaa vaikean keskustelun työpaikalla. Artikkeli perustuu tutkimuksiin ja yleistajuisiin lähteisiin sekä pitkään kokemukseen sekä johtajana että työyhteisön kehittäjänä.

Kannattaa tutustua myös toiseen artikkeliin, jossa käyn läpi vinkkejä vaikean asian käsittelyyn sen puheeksi ottamisen jälkeen.

1. Miksi vaikeat keskustelut ovat tärkeitä?

Vaikeiden asioiden puheeksi ottaminen työpaikalla on avainasia toimivalle työyhteisölle. Kun uskallat puhua avoimesti hankalista aiheista, voit ehkäistä väärinkäsityksiä, parantaa tiimityötä, lisätä työhyvinvointia ja rakentaa luottamusta.

Väärinkäsitysten välttäminen

Väärinkäsityksiä syntyy väistämättä aina ajoittain, ja nämä voivat johtaa konflikteihin. Avoin keskustelu auttaa selkeyttämään epäselviä tilanteita ja varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla. Schwartz korostaa, että tehokas viestintä ehkäisee konflikteja ja pitää työilmapiirin hyvänä.

• • Selkeys ja ymmärrys: Avoin keskustelu antaa mahdollisuuden selventää epäselvät tilanteet ja varmistaa, että kaikki osapuolet ymmärtävät toisiaan oikein. Tämä estää pienten ongelmien kasvamisen suuremmiksi.

• • Esimerkki: Jos tiimissä on epäselvyyttä rooleista, avoin keskustelu voi auttaa määrittelemään vastuut selkeästi ja välttämään sekaannuksia tulevaisuudessa.

Luottamuksen rakentaminen

Kun tiimissä on tapana keskustella avoimesti, yhteistyö paranee ja suhteet vahvistuvat. Gallupin kansainvälisen tutkimuksen mukaan tiimit, joissa on korkea luottamus ja avoimuus, ovat tuottavampia. Kun jokainen voi tuoda esiin ajatuksensa ja huolensa, tiimihenki vahvistuu ja innovatiivisuus lisääntyy.

• • Rehellisyys ja empatia: Kannattaa olla keskusteluissa rehellinen ja avoin ja osoittaa empatiaa kuuntelemalla aktiivisesti toista osapuolta. Tämä rakentaa luottamusta tiimissä ja parantaa työpaikan ilmapiiriä.

• • Esimerkki: Kun tiimin jäsen ilmaisee avoimesti kohtaamansa haasteet ja saa muilta tukea, se vahvistaa yhteistä luottamusta ja parantaa tiimihenkeä.

Yhteistyön parantaminen

Luottamus on kaiken yhteistyön perusta. Kun asiat nostetaan rohkeasti esiin, se osoittaa, että ollaan sitoutuneita rehelliseen ja avoimeen kommunikointiin. Trust Edge -instituutin tutkimus osoittaa, että luottamuksellisessa ympäristössä työntekijät pysyvät pidempään ja ovat tuottavampia.

• • Yhteistyötä luottamuksesta: Luottamuksellinen ilmapiiri edistää yhteistyötä ja auttaa tiimejä toimimaan tehokkaammin. Työntekijät, jotka voivat luottaa siihen, että heidän näkemyksensä otetaan huomioon, ovat valmiimpia jakamaan ideoitaan ja ratkaisemaan ongelmia yhdessä.

• • Esimerkki: Tiimi, joka käy säännöllisesti läpi palautetta ja kehitysehdotuksia yhdessä tyypillisesti kehittää uusia, tehokkaampia työskentelytapoja.

Työhyvinvoinnin lisääminen

Vaikeista asioista puhuminen edistää myös työhyvinvointia. Kun jokainen voi ilmaista tunteensa ja tarpeensa, työpaikalle syntyy turvallinen ja kannustava ilmapiiri. Brené Brownin tutkimukset osoittavat, että haavoittuvuuden hyväksyminen on avain merkityksellisiin ihmissuhteisiin ja tehokkaaseen työyhteisöön.

• • Turvallisuuden tunne: Työpaikalla, jossa työntekijät tuntevat olonsa turvalliseksi ilmaista tunteitaan ja huoliaan, on vähemmän stressiä ja ahdistusta. Tämä edistää kokonaisvaltaista työhyvinvointia ja vähentää pahoinvointiin liittyviä ongelmia ja kustannuksia.

• • Esimerkki: Jos työntekijä tuntee voivansa ilmaista avoimesti huolensa työmäärästä, esihenkilö voi tehdä tarvittavia muutoksia ennen kuin tilanne johtaa loppuunpalamiseen.

Vaikeat keskustelut ovat erittäin tärkeitä työyhteisöissä, ja niiden käyminen onkin avain sujuvaan viestintään ja toimivaan työyhteisöön. 

 

2. Valmistaudu: arvioi tilanne ja tunnista tarpeesi

Ennen kuin otat vaikean asian puheeksi työpaikalla, on hyvä pysähtyä hetkeksi. Tämä auttaa sinua pysymään rauhallisena keskustelun aikana ja jäsentämään omat ajatuksi. Valmistautuminen lisää onnistumisen todennäköisyyttä.

Koosta aiheeseen liittyvät faktat

Varmista, että sinulla on tarvittavat tiedot ja faktat, jotka liittyvät käsiteltävään asiaan. Tietojen dokumentointi auttaa pitämään keskustelun asiassa. On tärkeä erottaa faktat omista tulkinnoistasi: esimerkiksi fakta voi olla se, että henkilö tuli toistuvasti kokouksiin myöhässä ja tulkintaa, että hän ei arvosta kokouksen sisältöä tai muita ihmisiä.

• • Mitä tehdä: Kirjoita ylös konkreettisia esimerkkejä ja tapahtumia, jotka liittyvät aiheeseen. Pysy objektiivisena ja keskity faktoihin, ei mielipiteisiin.

• • Miksi se on tärkeää: Faktojen esittäminen auttaa pitämään keskustelun asiapitoisena ja vähentää syyttelyä. Journal of Applied Psychology -lehden tutkimus osoittaa, että ihmiset reagoivat vähemmän puolustautumalla, kun keskustelun lähtökohtana ovat selkeät faktat eikä henkilökohtainen arvostelu.

Tunnista omat tunteesi ja tarpeesi

Ennen keskustelua on tärkeää tunnistaa omat tunteet ja tarpeet. Mieti, mitä tunteita asia herättää sinussa ja mikä tarpeesi jää täyttymättä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tarve tulla kuulluksi tai arvostetuksi, tarve tehdä työ hyvin tai tarve saada tukea projektissa.

• • Mitä tehdä: Pohdi etukäteen, mitä tunnet ja miksi. Kirjoita nämä tunteet ja tarpeet ylös, jotta voit selkeyttää ajatuksesi ja valmistautua ilmaisemaan ne johdonmukaisesti.

• • Miksi se on tärkeää: Tunteiden ja tarpeiden tunnistaminen auttaa viestimään selkeästi ilman syyttelyä. Omien tunteiden ja tarpeiden selkeä ilmaiseminen edistää rakentavaa vuoropuhelua ja auttaa välttämään konflikteja. Tähän aiheeseen ja sen sovelluksiin voi tutustua esimerkiksi Marshall Rosenbergin kehittämässä Nonviolent Communication menetelmässä (NVC).

Varaudu erilaisiin reaktioihin

Valmistaudu siihen, että keskustelukumppani voi reagoida odottamattomasti. Vaikeat keskustelut voivat herättää voimakkaita tunteita, ja on tärkeää olla valmis käsittelemään erilaisia reaktioita.

• • Mitä tehdä: Mieti etukäteen mahdollisia reaktioita ja pohdi, miten voisit vastata niihin. Ole valmis osoittamaan empatiaa ja kuuntelemaan toisen tunteita ja huolia, vaikka keskustelu menisi tunteikkaaksi. Se, että hyväksyt toisen tunteet ja ajatukset ei tarkoita, että olisit niistä samaa mieltä.

• • Miksi se on tärkeää: Olemalla valmistautunut erilaisiin reaktioihin voit ylläpitää rauhallista ja rakentavaa ilmapiiriä. American Psychological Associationin (APA) mukaan empatia ja aktiivinen kuuntelu ovat avainasemassa haastavien tunteiden käsittelyssä, mikä auttaa estämään tilanteen kärjistymistä.

Pienellä pysähtymisellä ja ajattelemalla asia läpi voit lisätä keskustelun onnistumisen todennäköisyyttä. Älä kuitenkaan jää valmistelemaan liian pitkäksi aikaa, asiat kannattaa ottaa puheeksi ajoissa eikä täydellisesti voi koskaan valmistautua.

Aiheesta lisää

Tässä kappaleessa on käytetty taustana Marshall B. Rosenbergin kehittämää Non-Violent Communication -työkalua. Jos haluat perehtyä siihen lisää, hänen kirjansa Myötäelämisen taito sekä Rakentava ja myötäelävä vuorovaikutus ovat mainioita oppaita aiheeseen, samoin Liv Larssonin kirja Sovittelun taito

3. Lykkääminen on yleensä pahempi kuin hiukan heikko puheeksiotto

Ajoissa puheeksi ottaminen auttaa estämään ongelmien paisumista. Se ei ole kuitenkaan helppoa.

Asioita tulee helposti lykättyä

Tunnistan tilanteen, jossa mietin että jokin asia työpaikalla ei ole nyt ihan kunnossa, mutta samalla sen ottaminen puheeksi tuntuu hankalalta. Tämän jälkeen usein ajattelen, että otanpa sen puheeksi vaikkapa seuraavana päivänä. Silloin on kuitenkin joka tilanteessa jokin syy olla ottamatta puheeksi: muita asioita työpöydällä, juuri rauhallisella hetkellä tuleekin kolmas kollega paikalle ja mennäänkin lounaalle isommalla porukalla. Nämä ovat kukin asia ihan totta, mutta samalla ne ovat vain selityksiä, joilla lykkään asian ottamista puheeksi.

Lykkääminen tuo useita ongelmia

Asian käsittelyn lykkääminen tuo monia ongelmia, muun muassa:

1. 1. Asia on jo ehtinyt jäädä taustalle ja olisi uusia ajankohtaisempia asiota – sen käsittely ikäänkuin vanheni jo ja jälkikäteen on vaikea korjata sitä, että se tuli välillemme

1. 1. Toinen osapuoli helposti – ja totuudenmukaisesti – ajattelee, että haudoitko tätä asiaa niin pitkään, onko sinulla paljon muutakin odottamassa puhumista.

1. 1. Et voi tietää, mikä asian merkitys oli toiselle. Jos asia oli pieni, toinen osapuoli on voinut jo lähes unohtaa sen. Jos se oli merkittävä, hän on jo rakentanut omat selityksensä asialle ja tulkinnut sinua niiden kautta pitkään. Kumpikaan ei auta asian avaamista ja käsittelyä rakentavasti.

1. 1. Asia pyörii omassa mielessäni ja haittaa kunnollista keskittymistä muihin asioihin.

Täydellistä hetkeä ei tule, toisaalta riittävän täydellisiä hetkiä on lähes koko ajan

Lähes aina lopputuloksen kannalta vaikea asia on parempi käsitellä hiukan heikommin nyt kuin täydellisesti pitkän ajan kuluttua. Siksi yleensä kannattaa ottaa asia puheeksi vaikka hiukan karkealla tai heikollakin tavalla ja luottaa siihen, että ratkaisu löytyy yhdessä.

Päätä sanoa jotakin ja sano se

Avaus voi olla vaikka: “kuule, minua jäi vaivaamaan yksi asia viime viikon projektipalaverissa, voitaisiinko vaihtaa siitä pari sanaa” tai “olisiko sinulla hetki aikaa” tai suoraan asiaan, josta on esimerkkejä seuraavassa kappaleessa. Jos asia on isompi, voit ehdottaa keskustelua lounaalla tai vaikka kävelyä – kävelypalaverissa tunnelma pysyy usein luonnostaan rennompana. Usein kannattaa puhua epämuodollisilla termeillä, esim. että voitaisiinko vaihtaa muutama ajatus, ei niin että haluaisin käsitellä yhden kriisiasian.

1.  

4. Avaa keskustelu rakentavasti

Kun otat vaikean asian puheeksi, on tärkeää aloittaa keskustelu rakentavasti. Hyvä aloitus voi auttaa pitämään keskustelun positiivisena ja välttämään syyttelyä. Tavoitteena on luoda ilmapiiri, jossa molemmat voivat puhua avoimesti ja rehellisesti.

Aloita konkreettisella havainnolla

Yksi hyvä tapa aloittaa keskustelu on kertoa neutraalisti jostakin konkreettisesta havainnosta ja kysyä sen jälkeen avoin kysymys. Tämä lähestymistapa auttaa pitämään keskustelun objektiivisena ja keskittyneenä faktoihin.

• • Mitä tehdä: Aloita keskustelu kertomalla, mitä olet huomannut, ilman arvostelua tai syyttelyä. Esimerkiksi: “Olen huomannut, että et ole osallistunut viime viikkoina tiimipalaveriin.” Kysy sen jälkeen avoin kysymys, kuten: “Miten näet asian?”

• • Miksi se on tärkeää: Aloittamalla näin annat toiselle osapuolelle tilaa kertoa näkemyksensä ilman, että olet tuonut omia näkemyksiäsi vielä esille. Todennäköisesti toisen näkökulma on hyvin erilainen kuin omasi, tällä tavalla voit ymmärtää häntä. Vastakohtana jos esität oman näkemyksesi ensin, toinen asettuu helposti puolustuskannalle ettekä pääse rakentavaan keskusteluun.

Käytä minä-viestejä

Minä-viestit ovat hyvä tapa kertoa omista tunteistasi ja tarpeistasi ilman, että syytät toista. Tämä auttaa välttämään puolustuskannalle joutumista ja edistää avointa keskustelua.

• • Mitä tehdä: Kerro, miltä sinusta tuntuu ja miksi, käyttämällä minä-viestejä. Esimerkiksi: “Tunnen itseni epävarmaksi, kun en saa palautetta, miten kehittyä työssäni.” Tämä auttaa toista ymmärtämään kokemuksesi ilman, että hän tuntee itseään syytetyksi.

• • Miksi se on tärkeää: Minä-viestit auttavat molempia osapuolia pysymään avoimina ja kuuntelemaan toisiaan. Journal of Conflict Resolutionin tutkimuksen mukaan minä-viestit vähentävät konfliktien eskaloitumista ja lisäävät myönteistä vuorovaikutusta, koska ne keskittyvät omaan kokemukseen eikä toisen käyttäytymiseen.

Ole selkeä ja konkreettinen

Selkeys ja konkreettisuus ovat keskeisiä puheeksiottamisessa, kun taas epämääräiset sanat aiheuttavat helposti väärinkäsityksiä.

• • Mitä tehdä: Ilmaise tarkasti, mistä haluat puhua ja miksi se on sinulle tärkeää. Käytä konkreettisia esimerkkejä, jotka tukevat sanomaasi. Esimerkiksi: “Haluaisin keskustella siitä, miten voisimme parantaa tiimimme viestintää, jotta kaikkien ideat tulevat kuulluiksi.”

• • Miksi se on tärkeää: Selkeä ja konkreettinen viestintä vähentää väärinymmärryksiä ja lisää ymmärrystä. Harvard Business Review’n mukaan selkeys viestinnässä parantaa tiimien suorituskykyä ja vähentää konflikteja, koska se auttaa varmistamaan, että kaikki osapuolet ymmärtävät keskustelun aiheen samalla tavalla.

Keskustelun avaaminen rakentavasti on avain siihen, millaiseksi keskustelun tunnelma muodostuu. Hyvän avaus on puoli voittoa, kun otat puheeksi vaikeaa asiaa, ja sen avulla pääset rakentavaan ja positiiviseen keskusteluun.

1.  

6. Yhteenveto: Ensimmäinen askel rohkeuteen – avaa keskustelu TAI Yhteenveto: Ota ensimmäinen askel

Vaikeiden asioiden puheeksi ottaminen työpaikalla on usein haastavaa, mutta se on välttämätöntä avoimen ja luottamuksellisen työilmapiirin luomiseksi. Sopiva valmistautuminen, rohkeus ja selkeä viestintä ovat avainasemassa, kun haluat ottaa puheeksi vaikean asian.

Aloita tänään
Älä odota täydellistä hetkeä – ota ensimmäinen askel tänään. Jos sinulla on mielessäsi jokin asia, joka on mietityttänyt, valmistaudu ja pohdi, mikä on paras tapa lähestyä aihetta ja milloin on sopiva aika keskustelulle.

• • Mitä tehdä: Kirjoita ylös avainkohdat ja mieti, miten voit ilmaista ne selkeästi ja ystävällisesti. Varaa aikaa keskustelulle tai aloita keskustelu tavatessasi toisen henkilön.

Ole valmis kuuntelemaan ja mukautumaan
Ole avoin toisen osapuolen näkemyksille ja valmis mukautumaan, jos tilanne sitä vaatii. Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi luopua omista näkemyksistäsi, vaan että olet joustava ja halukas löytämään yhteisiä ratkaisuja.

• • Mitä tehdä: Kuuntele tarkasti, kun toinen osapuoli puhuu, ja osoita empatiaa. Jos keskustelu ei suju toivotusti, ole valmis palaamaan asiaan myöhemmin tai harkitsemaan uusia lähestymistapoja.

Ole selkeä ja suora

Avoimuus ja selkeys ovat tärkeitä, kun otat puheeksi vaikean asian. Vältä kiertelyä ja keskity olennaiseen.

• • Mitä tehdä: Käytä selkeitä ja yksinkertaisia ilmaisuja. Aloita kertomalla neutraalisti havaintosi ja kysy sitten avoin kysymys, joka antaa toiselle tilaa ilmaista omat ajatuksensa.

Jokainen vaikea keskustelu on tilaisuus oppia ja kasvaa. Ole rohkea ja ota ensimmäinen askel kohti avoimempaa ja yhteistyökykyisempää työyhteisöä. Yhdessä ylitetty haaste lisää luottamusta ja uskoa siihen, että vaikeuksistakin selvitään. 

Lue lisää myös toisesta artikkelistamme, joka käsittelee vaikean keskustelun käymistä puheeksioton jälkeen. LINKKI

5. Usein Kysytyt Kysymykset

Alla on yleisimpiä kysymyksiä ja joitain konkreettisia vinkkejä.

Mitä tehdä, jos toinen osapuoli reagoi negatiivisesti?

Negatiiviset reaktiot ovat mahdollisia, kun käsitellään vaikeita aiheita. Toinen osapuoli voi esimerkiksi suuttua tai vetäytyä. Tällaisessa tilanteessa on tärkeää pysyä rauhallisena ja välttää puolustuskannalle menemistä.

• • Mitä tehdä: Jos toinen osapuoli reagoi negatiivisesti, säilytä rauhallinen ja ymmärtävä asenne. Yritä ymmärtää hänen tunteitaan ja kysy avoimia kysymyksiä, kuten “Voitko kertoa, mikä sinua tässä harmittaa / ärsyttää?” Tämä osoittaa, että olet valmis kuuntelemaan ja ottamaan hänen näkökulmansa huomioon.

Keskustelun aloittaminen tuntuu vaikealta. Onko joitain hyviä sanamuotoja tai esimerkkejä, joilla voisin aloittaa?

Tässä on joitain esimerkkejä siitä, miten voi aloittaa vaikean asian puheeksi ottamisen:

1. 1. Neutraali havainnointi ja avoin kysymys:
      
      • • “Huomasin, että olemme viime aikoina puhuneet vähemmän projektin etenemisestä. Miten koet tämän tilanteen?”
      • • “Olen huomannut, että tiimissämme on ollut hieman jännitteitä. Haluaisin kuulla, miten sinä näet tämän.”

1. 1. Oma kokemus ja pyyntö keskustelulle:
      
      • • “Minusta tuntuu, että meillä on ollut vähän erimielisyyksiä viime aikoina, ja haluaisin puhua siitä, miten voisimme yhdessä ratkaista ne.”
      • • “Olen miettinyt tätä asiaa jonkin aikaa, ja haluaisin keskustella siitä kanssasi, jotta voimme löytää hyvän ratkaisun yhdessä.”

1. 1. Empaattinen lähestymistapa:
      
      • • “Tiedän, että tämä saattaa olla vaikea aihe, mutta haluaisin puhua kanssasi eräästä asiasta, joka on painanut mieltäni.”
      • • “Minulla on yksi vaikeampi asia mielessä, mutta uskon, että voimme yhdessä löytää ratkaisun, jos keskustelemme siitä.”

1. 1. Selkeä ja suora aloitus:
      
      • • “Haluaisin puhua kanssasi eräästä asiasta, joka on huolestuttanut minua. Voimmeko käydä siitä keskustelua nyt?”
      • • “Meidän täytyy puhua tästä aiheesta, jotta voimme löytää ratkaisun. Voisitko kertoa, miten näet tilanteen liittyen asiaan X?”

1. 1. Minä-viestin käyttö:
      
      • • “Minusta tuntuu, että en ole saanut tarpeeksi selkeyttä tästä projektista, ja haluaisin keskustella siitä kanssasi.”
      • • “Tunnen itseni hieman epävarmaksi siitä, miten olemme edistyneet, ja ajattelin, että olisi hyvä käydä siitä keskustelua.”

Miten välttää henkilökohtaiseksi menemistä vaikeassa keskustelussa?

Kun keskustelut koskevat vaikeita aiheita, on helppo lipsua henkilökohtaisuuksiin. Tärkeää on keskittyä käsiteltävään asiaan eikä syyttelyyn.

Mitä tehdä: Vältä “sinä”-väitteitä, jotka voivat tuntua hyökkääviltä, ja käytä sen sijaan “minä”-viestejä. Esimerkiksi: “Oleni turhautunut, koska minusta tuntuu, että en saa tarpeeksi tukea tässä projektissa,” sen sijaan että sanoisit: “Et koskaan auta minua.” Käytännössä minkä tahansa viestin voi muotoilla minä -muodossa

Kuinka toimia, jos kyseessä on esihenkilö tai korkeammassa asemassa oleva henkilö?

Keskustelu korkeammassa asemassa olevan henkilön kanssa voi olla haastavaa. Sellaisissa tilanteissa on yleensä hyvä olla selkeä ja kunnioittava, mutta myös rohkea omien ajatustensa ilmaisemisessa. Tyypillisesti esihenkilöt ja muut johtoasemassa olevat arvostavat sitä, että heille otetaan asioita esille suoraan ja ajoissa. Tämä siksi, että monella on kynnystä puheeksi ottamiseen, ja siksi asiat tulevat monesti esille liian myöhään. Kaikissa rooleissa on myös ihmisiä, joiden vahvuus ei ole 

Mitä tehdä: Valmistaudu hyvin ja esitä asiasi suoraan ja selkeästi. Voit aloittaa sanomalla esimerkiksi: 

• • “Tiedän, että olet todella kokenut, ja haluaisin keskustella kanssasi asiasta, joka on mietityttänyt minua.”

• • “Tiedätkö, minulla on yksi pieni asia jäänyt vaivaamaan, se on kyllä aika pieni, mutta jäi mietityttämään, niin voitaisiinko vaihtaa pari sanaa?”

• • “Uskon, että tarkoitit varmaan muuta, mutta minulle jäi yhdestä asiasta hassu vaikutelma. Voitaisiinko puhua [asiasta x]?”

Valitse sanoitus henkilön mukaan – olennaista on, että lähestyt aihetta rennosti mutta määrätietoisesti ja pidät keskustelun keskittyneenä asiaan.

1.