Akaa on 16 500 asukkaan kaupunki Tampereen ja Hämeenlinnan välissä. Akaan kaupunkikehitystoimessa haluttiin kokeilla uutta tapaa kehittää tiimejä etänä. Tavoitteena oli oppia tuntemaan paremmin omia ja toisten vahvuuksia, kehittää tiimin keskinäistä dynamiikkaa sekä estää siiloutumista. Tiimin vahvuudet -simulaatio oli tarpeisiin nappivalinta.

Tiimit siiloutuvat helposti

Kuntaorganisaatiossa toimet on yleisesti jaettu tekniseen ja hallinnolliseen puoleen, esimerkiksi maankäyttö ja elinkeinopalvelut. Näiden pitää pystyä tekemään saumattomasti yhteistyötä ja tiedon on kuljettava sujuvasti niiden välillä.

Yhteinen fyysinen toimipiste auttaa tässä jo kohtuullisen pitkälle. Lisäksi työkavereiden parempi keskinäinen tunteminen tekee työstä helpompaa ja vähentää siiloutumista. Pandemian aikana yhteiset kahvitauot toimistolla ovat olleet vähissä ja luontevia tilanteita, jossa voitaisiin tutustua toisiimme ja kehittää työn tekemisen tapoja on yllättävän harvoin.

Miten sitouttaa työntekijä organisaatioon? 

Resurssit ovat koetuksella, kun pula osaavista tekijöistä on kova ja uusien työntekijöiden perehdyttäminen ottaa oman aikansa. Monet työtehtävät vaativat meillä pitkän perehtymisen. Siksi on erityisen tärkeää ymmärtää kokonaisvaltaisesti, miten työntekijä saadaan sitoutettua työnantajaan. Tämä on vielä korostunut, kun omaa työyhteisöään ei voi kohdata fyysisesti. Tätä pohtivat tällä hetkellä monet muutkin organisaatiot.

Pääsimme suoraan asiaan ilman turhaa suunnittelua tai ennakkotehtäviä

SmoothTeam oli meidän tarpeeseemme loistava valinta. Tiimit ovat tottuneet tekemään töitä etänä, joten myös tiimin kehittäminen voi tapahtua etänä. Simulaatio oli kevyt ja helppo organisoida, eikä tarvinnut miettiä, onko etätyösuositus voimassa. 

Simulaatiossa oli selkeä konsepti ja etenemistapa. Monesti ongelmana kehittämisessä on se, että aikaa on liian vähän niin suunnitteluun, toteutukseen kuin jälkipuintiinkin. SmoothTeamissa mentiin suoraan asiaan, eikä suunnitteluun tai ennakkotehtäviin tarvinnut käyttää aikaa.

Välitön palaute

Simulaation tulokset saatiin näkyviin heti ja palvelu loi raportin heti simulaation päätteeksi. Palautteen välittömyys on selkeä etu ja auttaa ihmisiä keskittymään hetkeen ja olemaan läsnä. Prosessina SmoothTeam oli varsin mutkaton ja reilussa parissa tunnissa saatiin paljon aikaan.

Pelillisyys tempasi simulaatiossa mukaansa. Pidimme myös siitä, etteivät tehtävät olleet työtehtäviä ja tarinan juoni loi hauskaa tunnelmaa. Lisäksi simulaatio oli käytettävyydeltään hyvin selkeä ja kaikkien oli helppo osallistua. 

Simulaatio vahvisti muutoksen oikean suunnan

Simulaatioissa vahvistui käsitys siitä, että tiimit muodostuvat helposti fyysisten tilojen ja toimintojen kautta. Fyysisellä sijainnilla ja työyhteisöllä on iso merkitys, vaikka ajat ovatkin poikkeukselliset – miten yksilönä toimin tiimissä, olen sinut kokonaisuuden kanssa ja tunnen kuuluvani ryhmään? Ja toisaalta: tukevatko johtaminen, työtavat ja menetelmät sitä, että henkilö kokee oman työnsä merkitykselliseksi, saa tehtyä työnsä ja tuntee kuuluvansa työyhteisöön? 

Simulaatio auttoi ymmärtämään, että tehdyt muutokset ovat vieneet meitä oikeaan suuntaan, kun pääsin näkemään miten eri persoonat toimivat keskenään ja ovat osa työyhteisöä. Esihenkilönä haluan tukea työntekijöitä kasvamaan omaan potentiaaliinsa, löytämään oman asiantuntijuutensa ja hyödyntämään sitä rohkeasti. 

Toimivassa työyhteisössä on rohkeutta toimia

Toimivassa työyhteisössä jokainen tietää oman roolinsa, tunnistaa asiat, joissa on hyvä, ja tuntee oman paikkansa. Tärkeää varsinkin kuntaorganisaatiossa on, että asiantuntijat tietävät oman pelikenttänsä – mistä he voivat päättää ja mitä saavat tehdä – ja käyttävät rohkeasti omaa asiantuntijuuttaan. Tärkeää on myös luottaa siihen, että jokainen tekee asiat niin hyvin kuin osaa. 

SmoothTeamia voi suositella kaikille työyhteisöille

Voin suositella SmoothTeamia kaikille, joilla on jonkinlainen työyhteisö ympärillään. Tästä saa hyvän ohjelmanumeron kehittämispäivään. Ja vaikka olisi tehnytkin monenlaisia juttuja,  simulaatio on uusi, raikas tapa. SmoothTeam toimisi varmasti myös isommissa yhdistyksissä, joissa on jonkin verran organisaatiota taustalla ja tekeminen ei ole pelkkää neppailua. 

Kaiken kaikkiaan SmoothTeam oli hyvin positiivinen kokemus – ei puserrusta vaan hauskaa ja hyödyllistä yhdessä tekemistä!

Lasse Silván
Akaan kaupunkikehitysjohtaja