SmoothTeamin simulaatioita käytetään pääasiallisesti osana tiimien kehittämistä edistämään keskusteluja roolituksesta, tiiminjäsenten vahvuuksista sekä työn tekemisestä. Osa simulaatioistamme soveltuu myös rennompaan ajanviettoon tiimin kanssa esimerkiksi (etä)pikkujoulujen yhteydessä. Tästä olemme julkaisseet aiemmin erillisen kirjoituksen.

Käymme alla läpi ihan käytännössä yhden pikkujoulun tarinan: miten valmistauduttiin, miten simulaatio toteutettiin ja millaisia kokemukset olivat. Esimerkkinä on Nordic Healthcare Groupin Solutions-tiimin illanvietto marraskuussa 2020. 

Valmistelut

Kalenterivaraukset tehtiin ajoissa, ja koska kyseessä oli rento ajanvietto, tilattiin kaikille osallistujille paketti rentoa syötävää ja juotavaa, osallistuivat nämä sitten etänä tai toimistolla.

Tapahtuman valmistelupalaverissa päädyttiin seuraaviin ratkaisuihin:

• Osallistujat jaettiin kahteen ryhmään tiimin suuresta koosta johtuen. 23 henkilöä ei voisi käytännössä keskustella yhdessä siten, että kaikki saavat suunvuoroa. Ryhmäjako tehtiin niin, että toisilleen vieraimmat ihmiset olivat samoissa ryhmissä ja että lisäksi hiljattain taloon tulleilla oli ryhmissään heille tutumpia ihmisiä. Näin optimoitiin sekä toisiin tutustuminen että turvallisuuden tunne. Tehtiin kaksi eri kalenterikutsua sekä kaksi huonetta videoneuvotteluun, ja suunniteltiin siirtymä yhteisestä huoneesta ryhmäkohtaisiin huoneisiin saumattomaksi.
• Todettiin, että tässä tapauksessa halutaan ulkopuoliset fasilitaattorit vetämään keskustelua, jotta kaikki voivat rentoutua ja osallistua keskusteluun työyhteisön jäseninä. Simulaatiot ovat pelattavissa myös omin voimin niin, että joku tiimistä toimii pelinjohtajana.
• Päätettiin pitää tarkempi ohjelma yllätyksenä osallistujille. Simulaatio toimii ilman ennakkovalmistautumista, joten tämä toimi hyvin. Usein osallistujille kerrotaan kuitenkin jotain tulossa olevasta simulaatiosta.
• Päätettiin varoittaa osallistujia etukäteen siitä, että pidämme kamerat päällä – näin se ei tule kenellekään yllätyksenä. Tämän tyyppinen kohtaaminen hyötyy siitä, että osallistujat myös näkevät toisensa. Tämä koski myös toimistolla olevia, eli vaikka muutama ihminen oli samassa tilassa, jokaisella oli oma kamera käytössä. Näin kaikki olivat videokokouksessa samanlaisia ja samanarvoisia – ei ollut “paikallaolijoita” ja “etäihmisiä” erikseen.

Yhteinen johdanto

Simulaatio oli jatkoa yhteiselle päivälle, jossa oli jo puhuttu yhdessä työasioista. Yhteinen johdanto simulaatioon oli hyvin tiivis, lähinnä ryhmien esittely ja pieni alustus siitä, mitä on tulossa.

Simulaatio kahdessa ryhmässä

Osallistujat olivat rennolla mielellä alusta asti. Molemmat ryhmät keskustelivat vilkkaasti. Välillä ryhmissä päädyttiin keskustelemaan  pidemmillekin poluille, esimerkiksi kyynisyysnirvanasta ja reitistä sinne sekä elämän luonteesta seikkailuna. Koska kaikki tämä oli luonteeltaan mukaan ottavaa ja yhteistä, fasilitaattorien tehtäväksi jäi ennen kaikkea:

• pitää huolta aikataulusta
• esittää muutamia havaintoja tiimin koostumuksesta sekä 
• esittää syventäviä kysymyksiä simulaation perusteella.

Koska päivän tavoite oli tutustuminen ja myös yhteinen hauskanpito, ei tähdätty syvempään keskusteluun roolituksesta tai työtavoista kuten usein simulaatioissa.

Molemmissa ryhmissä merkille pantavaa oli naurun raikuminen. “Uusimmille työntekijöille tämä oli varmasti myös antoisaa kun syntyy yhteisiä vitsejä. Simulaatio oli toisaalta kepeä ja iloinen kokemus, mutta toisaalta auttoi sukeltamaan kunkin omiin toimintamalleihin”, arvioi HR Manager Annika Turunen.

Teknisenä yksityiskohtana pyysimme jo alussa osallistujia pitämään taustamelun salliessa mikrofoninsa auki koko ajan – näin luonteva keskustelu on helpompaa ja myös spontaanit naurahdukset tulevat muiden kuultaviksi. Tämä oli varmasti yksi tekijä, joka loi rentoa ja vapautunutta tunnelmaa.

Yhteinen loppukeskustelu

Kahden ryhmän yhteinen loppukeskustelu oli tarkoituksella hyvin tiivis: käytimme ajan pääosin pienemmissä ryhmissä simulaatioissa ja yhteisesti tehtiin vain lyhyt tunnelmien ja päällimmäisten ajatusten jako. Alla on osallistujien spontaaneja kommentteja simulaatiosta:

• Lämmin ihana tuulahdus etähuoneesta, pääsi puhumaan kollegoiden kanssa hienoihin keskusteluihin.
• Tuntui kuin olisi päässyt teidän olohuoneisiinne!
• Oli tosi huippu juuri etäsessiona ja aktiviteettina. Oli kiva, että kaikki pääsi vähän miettimään ja puhumaan. 
• Oli kivaa, kun kukaan ei voittanut, vaan kaikille jäi fiilis, että sai irti tästä ja tutustui jengiin. Myös vanhempana työntekijänä sai näkökulmaa ja ideoita ja pääsi tutustumaan muihin uudella tavalla.
• Oli tosi kiva päästä juttelemaan muiden vahvuuksista ja myös minkä kokee vähemmän omaksi jutukseen. 
• Erittäin mielenkiintoinen keskustelu ja opettavainen sessio. Huomaa, että on ihan eri asia, mitä ajattelee työtehtävän ja stereotypian kautta, mistä joku tykkää ja miten joku kokee asian.
• Oli tosi hauskaa ja herätti ajattelemaan, miten paljon peilaa ihmisiä tämänhetkisen roolin kautta. Sen alle näkeminen, että tunnen enemmän näitä ihmisiä kuin vain roolin.
• Oikein toimiva etänä toteutetuksi hommaksi. Muutamia mielenkiintoisia yllätyksiä tuli ihmisistä.
• Tosi antoisa. Hauska tapa, hieno tapa saada syvyyttä tämäntyyppiseen keskusteluun, jota on hyödyllistä käydä. Hyödyllistä siksi, että tulee esille, mistä ihmiset ovat kiinnostuneita ja mistä eivät. 
• Erittäin onnistunut, todella hyvä keskustelu, tiivis yhteishenki ja hieno tunnelma.
• Ollaan naurettu ihan perhanasti, syöty snacksejä ja juotu olutta ja opittu toisistamme samalla. Oli tosi hauskaa!

Illanvieton jatko

Suurin osa osallistujista halusi jatkaa yhteistä iltaa ja simulaation virittämiä keskusteluja. Ilta jatkui rattoisissa merkeissä niin etänä kuin läsnäkin vielä pitkään.

Johtopäätöksiä

Siteeraamme tähän suoraan tilaisuuden järjestäjää sekä yhtiön HR manageria:

Keskusteluissa oivallettiin paljon uutta tiimiläisistä ja vaihdeltiin näkemyksiä. Meillä on ihana työporukka, ja simulaatio toi loistavasti sen esille. Eli oli juuri sitä mitä tämän vuoden loppuun kaivattiin, muistutusta siitä keiden kanssa saa vielä palata toimistolle ihan livenä viettämään työpäiviä.

Milla Tulkki, Tilaisuuden järjestäjä, Data Analyst

Konsepti toi tiimiläiset lähemmäksi kuin pelkkä yhteisen ajan vietto videoyhteyksillä. Yhteinen kuvitteellinen matka herätti paljon naurua ja oivalluksia, jotka muistuttivat miten mahtavien ja erilaisuudessaan rikkaiden kollegojen kanssa saa tehdä töitä. 

Voin suositella hyvin laajasti erilaisille tiimeille. Monien mielikuvien romuttuminen on aina herättelevää ja auttaa ymmärtämään toistemme toimintatapoja.

Annika Turunen, HR Manager 

Nordic Health Caren ajatuksista voit lukea lisää toisesta kirjoituksesta.