Miten käsitellä vaikeaa asiaa työpaikalla?

Työpaikalla syntyy välillä tilanteita, joissa on tarpeen ottaa vaikea asia puheeksi. Olipa kyseessä sitten väärinymmärrys, konflikti tai epäkohta työyhteisössä, on tärkeää osata käsitellä nämä tilanteet rakentavasti. Tässä artikkelissa jaan käytännönläheisiä ohjeita ja vinkkejä siitä, miten voit käydä vaikean keskustelun työpaikalla. Artikkeli perustuu tutkimuksiin ja yleistajuisiin lähteisiin sekä pitkään kokemukseen sekä johtajana että työyhteisön kehittäjänä. 

Kannattaa tutustua myös toiseen artikkeliin, jossa käyn läpi vinkkejä vaikean asian puheeksi ottamiseen.

1. Miksi vaikeat keskustelut ovat tärkeitä?

Vaikeiden asioiden puheeksi ottaminen työpaikalla on avainasia toimivalle työyhteisölle. Kun uskallat puhua avoimesti hankalista aiheista, voit ehkäistä väärinkäsityksiä, parantaa tiimityötä, lisätä työhyvinvointia ja rakentaa luottamusta.

Väärinkäsitysten välttäminen

Väärinkäsityksiä syntyy väistämättä aina ajoittain, ja nämä voivat johtaa konflikteihin. Avoin keskustelu auttaa selkeyttämään epäselviä tilanteita ja varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla. Harvard Business Review korostaa, että tehokas viestintä ehkäisee konflikteja ja pitää työilmapiirin hyvänä.

• Selkeys ja ymmärrys: Avoin keskustelu antaa mahdollisuuden selventää epäselvät tilanteet ja varmistaa, että kaikki osapuolet ymmärtävät toisiaan oikein. Tämä estää pienten ongelmien kasvamisen suuremmiksi.
• Esimerkki: Jos tiimissä on epäselvyyttä rooleista, avoin keskustelu voi auttaa määrittelemään vastuut selkeästi ja välttämään sekaannuksia tulevaisuudessa.

Luottamuksen rakentaminen

Kun tiimissä on tapana keskustella avoimesti, yhteistyö paranee ja suhteet vahvistuvat. Gallupin tutkimuksen mukaan tiimit, joissa on korkea luottamus ja avoimuus, ovat tuottavampia. Kun jokainen voi tuoda esiin ajatuksensa ja huolensa, tiimihenki vahvistuu ja innovatiivisuus lisääntyy.

• Rehellisyys ja empatia: Ole rehellinen ja avoin keskusteluissa, ja osoita empatiaa kuuntelemalla aktiivisesti toista osapuolta. Tämä rakentaa luottamusta tiimissä ja parantaa työpaikan ilmapiiriä.
• Esimerkki: Kun tiimin jäsen ilmaisee avoimesti kohtaamansa haasteet ja saa muilta tukea, se vahvistaa yhteistä luottamusta ja parantaa tiimihenkeä.

Yhteistyön parantaminen

Luottamus on kaiken yhteistyön perusta. Kun asiat nostetaan rohkeasti esiin, se osoittaa, että ollaan sitoutuneita rehelliseen ja avoimeen kommunikointiin. Trust Edge -instituutin tutkimus osoittaa, että luottamuksellisessa ympäristössä työntekijät pysyvät pidempään ja ovat tuottavampia.

• Yhteistyötä luottamuksesta: Luottamuksellinen ilmapiiri edistää yhteistyötä ja auttaa tiimejä toimimaan tehokkaammin. Työntekijät, jotka voivat luottaa siihen, että heidän näkemyksensä otetaan huomioon, ovat valmiimpia jakamaan ideoitaan ja ratkaisemaan ongelmia yhdessä.
• Esimerkki: Tiimi, joka käy säännöllisesti läpi palautetta ja kehitysehdotuksia yhdessä tyypillisesti kehittää uusia, tehokkaampia työskentelytapoja.

Työhyvinvoinnin lisääminen

Vaikeista asioista puhuminen edistää myös työhyvinvointia. Kun jokainen voi ilmaista tunteensa ja tarpeensa, työpaikalle syntyy turvallinen ja kannustava ilmapiiri. Brené Brownin tutkimukset osoittavat, että haavoittuvuuden hyväksyminen on avain merkityksellisiin ihmissuhteisiin ja tehokkaaseen työyhteisöön.

• Turvallisuuden tunne: Työpaikalla, jossa työntekijät tuntevat olonsa turvalliseksi ilmaista tunteitaan ja huoliaan, on vähemmän stressiä ja ahdistusta. Tämä edistää kokonaisvaltaista työhyvinvointia ja vähentää pahoinvointiin liittyviä ongelmia ja kustannuksia.
• Esimerkki: Jos työntekijä tuntee voivansa ilmaista avoimesti huolensa työmäärästä, esimies voi tehdä tarvittavia muutoksia ennen kuin tilanne johtaa loppuunpalamiseen.

Vaikeat keskustelut ovat erittäin tärkeitä työyhteisöissä, ja niiden käyminen onkin avain sujuvaan viestintään ja toimivaan työyhteisöön. 

 

2. Yhteisymmärryksen Löytäminen: Kuuntele ja Keskustele

Jos haluat ottaa vaikean asian puheeksi ja aloittaa keskustelun, näistä on erillinen artikkeli sivuillamme. Tässä käyn läpi keskustelun jatkoa ensimmäisen puheeksioton jälkeen. 

Vaikean asian käsittely työpaikalla ei ole vain oman näkemyksen kertomista, vaan myös toisen kuuntelemista ja yhteisen ymmärryksen etsimistä. Aktiivinen kuuntelu ja avoin keskustelu auttavat luomaan ilmapiirin, jossa molemmat osapuolet tulevat huomioiduiksi. Tämä lisää mahdollisuuksia positiivisiin ratkaisuihin.

Kuuntele aktiivisesti

Aktiivinen kuuntelu tarkoittaa toisen osapuolen sanoman tarkkaa kuuntelemista ilman keskeytyksiä ja sitä, että myös ilmaisee ymmärtäneensä toisen kertomat asiat. Se osoittaa kunnioitusta ja halua ymmärtää toisen näkökulmaa.

• Mitä tehdä: Kun toinen puhuu, keskity kuuntelemaan ilman keskeytyksiä. Vältä tarjoamasta heti omia ratkaisuja. Kuuntele tarkasti ja yritä ymmärtää, mitä toinen sanoo. Voit osoittaa kuuntelevasi esimerkiksi nyökkäämällä tai sanomalla “ymmärrän” tai “kerro lisää” tai kertomalla mitä kuulit, esim. “sinusta näyttää, että minä en ole panostanut tähän asiaan ollenkaan”. Voit vahvistaa ymmärtäneesi toisen näkökulman, vaikka et olisi samaa mieltä.
• Miksi se on tärkeää: Aktiivinen kuuntelu vähentää väärinkäsityksiä ja auttaa luomaan yhteisymmärrystä. The Journal of Applied Behavioral Science -lehden tutkimuksen mukaan aktiivinen kuuntelu vähentää konfliktien määrää ja lisää yhteistyöhalukkuutta, koska se auttaa molempia osapuolia tuntemaan olonsa kuulluiksi ja arvostetuiksi.

Osoita ymmärrystä

Ymmärryksen osoittaminen tarkoittaa toisen tunteiden ja näkökulman huomioimista. Se auttaa luomaan luottamusta.

• Mitä tehdä: Kun kuuntelet toista osapuolta, pyri tunnistamaan hänen tunteensa ja osoita, että ymmärrät hänen tilanteensa. Voit tehdä tämän esimerkiksi sanomalla: “Ymmärrän, että tämä tilanne on aiheuttanut sinulle paljon harmia.”
• Miksi se on tärkeää: Ymmärryksen osoittaminen luo ilmapiirin, jossa molemmat osapuolet tuntevat olevansa arvostettuja ja ymmärrettyjä. The Journal of Personality and Social Psychology -lehdessä julkaistu tutkimus osoittaa, että toisen tunteiden huomioiminen lisää yhteistyöhalukkuutta ja vähentää konfliktien eskaloitumista.

Pysy rauhallisena ja avoimena

Keskustelun aikana on tärkeää pysyä rauhallisena ja avoimena, erityisesti kun aihe herättää tunteita. Tämä tarkoittaa tunteiden hallintaa ja halua kuunnella toisen näkemyksiä ilman ennakkoluuloja.

• Mitä tehdä: Keskity pysymään rauhallisena, vaikka toinen osapuoli reagoisi voimakkaasti. Hengitä syvään ja pidä mielessäsi keskustelun päätavoite – löytää yhteinen ratkaisu ja ymmärrys. Jos tilanne käy liian tunteikkaaksi, ehdota taukoa, jotta molemmat voivat rauhoittua.
• Miksi se on tärkeää: Rauhallinen ja avoin asenne estää konfliktin eskaloitumisen ja edistää positiivista vuorovaikutusta. Organizational Behavior and Human Decision Processes -lehden mukaan hallittu ja rauhallinen lähestymistapa auttaa keskittymään ongelman ratkaisuun ja tukee rakentavaa keskustelua.

Ole valmis pyytämään anteeksi

Jos huomaat, että olet toiminut loukkaavasti tai epäkorrektisti, on tärkeää olla valmis pyytämään anteeksi. Anteeksipyyntö osoittaa, että tunnistat virheesi ja arvostat toista osapuolta. On tärkeää, että anteeksipyyntö on vilpitön ja selkeä, ilman selittelyjä tai puolusteluja.

• Mitä tehdä: Pyydä anteeksi suoraan ja selkeästi. Esimerkiksi: “Olen pahoillani, että sanoin näin. Tarkoitukseni ei ollut loukata sinua.” Vältä selittelemästä tai liittämistä anteeksipyyntöön ehtoja tai lisäyksiä, kuten “mutta tarkoitin vain…” Selkeä ja suora anteeksipyyntö on tehokkaampi ja osoittaa aitoa katumusta.
• Miksi se on tärkeää: Anteeksipyynnön avulla voit korjata tilanteen ja edistää luottamusta ja ymmärrystä. Vilpitön anteeksipyyntö voi auttaa lievittämään jännitteitä ja avata oven rakentavalle vuoropuhelulle.

Ilmapiiri, jossa molemmat osapuolet tuntevat itsensä kuulluiksi ja arvostetuiksi edistää positiivisia tuloksia. Aktiivinen kuuntelu, ymmärryksen osoittaminen ja rauhallinen asenne ovat yksinkertaisia tapoja päästä tähän, mutta eivät helppoja toteuttaa.

3. Ratkaisujen löytäminen yhdessä

Vaikean keskustelun lopuksi kannattaa panostaa ratkaisujen löytämiseen yhdessä. Kun ratkaisuja etsitään yhdessä, molempien näkemykset ja tarpeet tulee otettua huomioon. Samalla parannetaan työyhteisön ilmapiiriä ja luodaan pohjaa pitkäaikaiselle yhteistyölle.

Tee yhteistyötä ratkaisujen löytämisessä

Yhteistyö ratkaisujen löytämisessä tarkoittaa, että molemmat osapuolet osallistuvat aktiivisesti ongelman ratkaisemiseen ja ovat valmiita tekemään kompromisseja. 

• Mitä tehdä: Kysy toiselta hänen ajatuksiaan ja ehdotuksiaan tilanteen ratkaisemiseksi. Anna hänelle tilaa ja kuuntele tarkasti. Tämän jälkeen esitä omat ehdotuksesi ja keskustelkaa yhdessä, mikä ratkaisu olisi molempien kannalta paras. Esimerkiksi: “Mitä mieltä olet, jos kokeilisimme tätä lähestymistapaa? Voimmeko yhdessä miettiä, mikä toimisi parhaiten meille molemmille?”
• Miksi se on tärkeää: Yhteistyö ratkaisujen löytämisessä lisää molempien osapuolten sitoutumista ja vähentää vastarintaa. Journal of Occupational and Organizational Psychology -lehden tutkimuksen mukaan osallistava lähestymistapa ratkaisujen löytämisessä edistää työtyytyväisyyttä ja tiimien toimivuutta, koska se varmistaa, että molempien osapuolten näkemykset ja tarpeet otetaan huomioon.

Ole valmis joustamaan ja tekemään kompromisseja

Joustavuus ja kompromissien tekeminen ovat avainasemassa, kun etsitään toimivia ratkaisuja yhdessä. Tämä tarkoittaa, että molemmat osapuolet ovat valmiita tekemään myönnytyksiä yhteisen päämäärän saavuttamiseksi.

• Mitä tehdä: Ole avoin toisen osapuolen ehdotuksille ja valmistaudu joustamaan tarpeen mukaan. Keskustelkaa yhdessä, mitkä asiat ovat välttämättömiä ja mistä voidaan joustaa. Esimerkiksi: “Ymmärrän, että tämä asia on sinulle tärkeä. Voisimmeko sopia jostain välimuodosta, joka toimisi molemmille?”
• Miksi se on tärkeää: Joustavuus ja kompromissien tekeminen edistävät ratkaisukeskeistä vuorovaikutusta ja vähentävät konfliktin riskiä. International Journal of Conflict Management -lehden tutkimus osoittaa, että joustavuus ja halukkuus kompromisseihin lisäävät konfliktinratkaisun onnistumista, koska ne auttavat molempia osapuolia tuntemaan, että heidän tarpeensa on otettu huomioon ja että ratkaisu on reilu.

Vahvista yhteisesti sovitut toimenpiteet

Kun olette päässeet yhteisymmärrykseen ratkaisusta, on tärkeää vahvistaa, mitä on sovittu ja miten käytännössä edetään. Tämä auttaa molempia osapuolia sitoutumaan sovittuihin toimenpiteisiin ja varmistaa, että kaikki ymmärtävät, mitä seuraavaksi tapahtuu.

• Mitä tehdä: Toista lyhyesti, mitä olette sopineet, ja varmista, että olette samaa mieltä. Voit myös kirjata ylös sovitut toimenpiteet ja jakaa ne toisen osapuolen kanssa, jotta molemmat voivat viitata niihin myöhemmin. Esimerkiksi: “Sovimme siis, että pidämme viikoittaisen kokouksen, jossa käymme läpi projektin edistymistä ja tarvittaessa teemme muutoksia suunnitelmiin.”
• Miksi se on tärkeää: Yhteisesti sovittujen toimenpiteiden vahvistaminen lisää molempien osapuolten sitoutumista ja vähentää epäselvyyksiä tulevaisuudessa. Negotiation Journal -lehden tutkimus osoittaa, että selkeästi sovitut toimenpiteet parantavat yhteistyötä ja vähentävät ristiriitoja, koska ne luovat selkeän etenemissuunnitelman, jota molemmat osapuolet voivat noudattaa.

Ratkaisujen löytäminen yhdessä vaatii yhteistyötä, joustavuutta ja selkeyttä ja kun ratkaisu on löytynyt, on vielä varmistettava että siitä on yhteinen käsitys.

4. Pidä yhteyttä ja rakenna luottamusta

Keskustelun jälkeen on tärkeää pysyä yhteydessä ja vahvistaa luottamusta. Näin varmistetaan, että asiat etenevät toivotulla tavalla ja myös vältetään uusia jännitteisiä tilanteita.

Pidä yhteyttä

Jatkuva yhteydenpito pitää keskusteluyhteyden avoimena ja rakentaa luottamusta. Sopikaa, että tapaatte silloin tällöin, vaikka vain lyhyesti, jutellaksenne siitä, miten asiat ovat edenneet.

• Mitä tehdä: Järjestä kahvihetki tai pieni tapaaminen, jossa voit kysyä, miten toinen kokee tilanteen kehittyneen. Voit myös kysyä aiheesta ohimennen. Tämä osoittaa, että välität ja arvostat hänen mielipiteitään.

Kysy ja anna palautetta

Palautteen antaminen ja vastaanottaminen on tärkeää luottamuksen rakentamisessa. Kysy, miten toinen kokee tilanteen ja jaa myös oma näkemyksesi. 

• Mitä tehdä: Kysy esimerkiksi: “Miten olet kokenut tämän muutoksen?” ja kuuntele tarkasti. Anna myös palautetta rakentavalla tavalla.

Ole joustava

Jos asiat eivät suju odotetusti, ole valmis tekemään muutoksia. Joustavuus osoittaa, että olet sitoutunut yhteistyöhön.

• Mitä tehdä: Puhu avoimesti, jos jokin ei toimi, ja ehdota tarvittaessa uusia ratkaisuja. Tämä auttaa molempia tuntemaan itsensä arvostetuiksi.

Yhteydenpito, palaute ja joustavuus ovat avain luottamuksen rakentamiseen ja hyvän yhteistyön ylläpitämiseen.

5. Usein kysytyt kysymykset

Vaikeisiin keskusteluihin liittyy usein monia kysymyksiä ja huolia. Tässä osiossa käyn läpi yleisimpiä kysymyksiä ja annan konkreettisia vinkkejä.

Mitä tehdä, jos toinen osapuoli reagoi negatiivisesti?

Negatiiviset reaktiot ovat mahdollisia, kun käsitellään vaikeita aiheita. Toinen osapuoli voi esimerkiksi suuttua tai vetäytyä. Tällaisessa tilanteessa on tärkeää pysyä rauhallisena ja välttää puolustuskannalle menemistä.

• Mitä tehdä: Jos toinen osapuoli reagoi negatiivisesti, säilytä rauhallinen ja ymmärtävä asenne. Yritä ymmärtää hänen tunteitaan ja kysy avoimia kysymyksiä, kuten “Voitko kertoa, mikä tässä harmittaa sinua?” Tämä osoittaa, että olet valmis kuuntelemaan ja ottamaan hänen näkökulmansa huomioon.

Entä jos keskustelu ei johda toivottuun tulokseen?

Kaikki keskustelut eivät välttämättä tuota haluttua lopputulosta. Jos näin käy, on tärkeää olla valmis jatkamaan keskustelua ja etsimään uusia ratkaisuja.

• Mitä tehdä: Jos keskustelu ei johda toivottuun tulokseen, älä lannistu. Voit ehdottaa toisen tapaamisen järjestämistä myöhemmin, jotta molemmat osapuolet voivat pohtia asioita rauhassa. Voit myös harkita jonkun toisen, esimerkiksi kollegan tai HR-edustajan, mukaan ottamista seuraavaan tapaamiseen. Voit sanoa esimerkiksi: “Mietitään tätä hetki ja palataan asiaan ensi viikolla. Jos tuntuu hyvältä, voimme pyytää mukaan kollegan auttamaan meitä keskustelussa.”

Miten voin varmistaa, että keskustelu pysyy rakentavana ja asiallisena?

On tärkeää varmistaa, että keskustelu pysyy rakentavana, vaikka tunteet saattavat kuumentua. Tähän auttaa keskittyminen itse asiaan eikä henkilökohtaisuuksiin.

• Mitä tehdä: Pidä keskustelu keskittyneenä asiaan käyttämällä minä-viestejä ja konkreettisia esimerkkejä. Kysy myös avoimia kysymyksiä, jotka kohdistuvat itse asiaan. Jos keskustelu alkaa mennä sivuraiteille, voit myös sanoa: “Minusta vaikuttaa, että olemme ajautumassa sivuraiteille. Mitä mieltä olet?”

Mitä tehdä, jos toinen osapuoli keskeyttää jatkuvasti keskustelun aikana?

Keskeyttäminen voi olla turhauttavaa ja vaikeuttaa viestin perille menoa. On tärkeää käsitellä tämä tilanne asiallisesti ja rakentavasti.

• Mitä tehdä: Jos toinen osapuoli keskeyttää jatkuvasti, voit ystävällisesti mutta päättäväisesti pyytää häntä antamaan sinulle tilaa puhua. Voit myös tehdä neutraalin havainnon tilanteesta. Esimerkiksi: “Huomaan, että olet keskeyttänyt minut kolmesti. Minulle olisi tärkeää, että voin kertoa ajatukseni loppuun ennen kuin kommentoit.”

Miten välttää henkilökohtaiseksi menemistä vaikeassa keskustelussa?

Kun keskustelut koskevat vaikeita aiheita, on helppo lipsua henkilökohtaisuuksiin. Tärkeää on keskittyä käsiteltävään asiaan eikä syyttelyyn.

• Mitä tehdä: Vältä “sinä”-väitteitä, jotka voivat tuntua hyökkääviltä, ja käytä sen sijaan “minä”-viestejä. Esimerkiksi: “Tunnen olevani turhautunut, koska en saa tarpeeksi tukea tässä projektissa,” sen sijaan että sanoisit: “Et koskaan auta minua.”

6. Yhteenveto: Kohti yhteisymmärrystä ja yhteistyötä

Vaikeat keskustelut työpaikalla vaativat taitoa ja herkkyyttä, mutta ne ovat välttämättömiä avoimuuden ja luottamuksen rakentamiseksi. Kun keskityt kuuntelemaan, osoittamaan empatiaa ja olemaan rakentava, voit edistää yhteisymmärrystä ja löytää toimivia ratkaisuja.

Kuuntele tarkasti

Kuunteleminen on tärkein osa vaikeita keskusteluja. Se osoittaa, että arvostat toisen näkökulmaa ja olet valmis ymmärtämään hänen tunteensa.

• Mitä tehdä: Ole läsnä ja anna toiselle tilaa puhua. Vältä keskeyttämistä ja osoita, että kuuntelet, esimerkiksi nyökkäämällä tai lyhyesti kommentoimalla.

Osoita empatiaa

Empatian osoittaminen auttaa luomaan ymmärrystä ja lieventämään jännitteitä. Se osoittaa, että arvostat toisen tunteita.

• Mitä tehdä: Tunnusta toisen tunteet yksinkertaisella tavalla. Esimerkiksi: “Ymmärrän, että tämä on ollut sinulle hankala tilanne.” Vältä arvostelua ja keskity toisen näkemykseen.

Keskity ratkaisuihin

Keskustelun tavoite on löytää ratkaisuja. Keskity siihen, miten voitte edetä ja parantaa tilannetta yhdessä.

• Mitä tehdä: Kysy toiselta osapuolelta hänen ehdotuksiaan ja jaa omasi. Yhteistyö auttaa löytämään molemmille sopivan ratkaisun.

Jatka vuoropuhelua

Keskustelun jälkeen on tärkeää pitää yhteyttä ja varmistaa, että asiat etenevät. Tämä auttaa vahvistamaan luottamusta.

• Mitä tehdä: Sovi seurantakeskustelu ja pidä yhteyttä toiseen osapuoleen. Arvioi yhdessä, miten asiat ovat edenneet ja mitä voitte tehdä paremmin.

Muista, että jokainen keskustelu on askel kohti parempaa ymmärrystä ja yhteistyötä. Ole rohkea ja jatka kehittymistä – näin rakennat vahvemman ja luottamuksellisemman työyhteisön.