SmoothTeam on yksi lukuisista yrityksistä, joista koronapandemia löi ilmat pihalle. Onneksi mustan joutsenen kohtaaminen ei ollut meille kohtalokas.

Tammikuussa 2020 kaikki näytti todella hyvältä. Neljä vuotta valmistelemamme tiimiyttämispalvelu oli vihdoin valmis laajaan käyttöön. Olimme juuri saaneet valmiiksi uuden verkkopalvelumme ja kouluttaneet kymmeniä konsultteja hyödyntämään sitä. Sekä me että konsultit olimme valmiita jalkautumaan asiakasyrityksiin – tuolloinhan oli tapana tehdä työt toimistoilla ja tapaamiset neukkareissa.

Sitten tuli iso K. Kaikki muuttivat kotitoimistoilleen ja yritykset siirtyivät operatiiviseen selviytymistilaan. Hetkessä tilauskirjamme tyhjeni täysin. Kanveesissa oli kaksi vaihtoehtoa: joko heittää pyyhe kehään tai nousta ylös ja taistella entistä kiivaammin.

Toinen erä alkaa

Ensimmäinen vaihtoehto ei käynyt mielessäkään. Aloitimme erilaisten skenaarioiden miettimisen. Jo tuolloin oli hyvin todennäköistä, ettei pandemiaa tulla tyrmäämään ilman rokotetta, joka tulisi olemaan laajasti saatavilla aikaisintaan vuoden päästä. Päädyimme pitämään ykkösvaihtoehtona tilannetta, jossa vähintään vuoden 2021 kesään asti kaikki kynnelle kykenevät ovat etätöissä, ja todennäköisesti monet haluaisivat myös jatkaa kotikonttorilla koronan lopulta helpotettua. Oletimme siis koronan käynnistävän pysyvän muutoksen.

Kahdessa päivässä sotasuunnitelmamme oli valmis. Uskoimme että syksyn 2020 kuluessa monet väsähtävät etätöihin, työntekijöiden keskinäinen luottamus heikkenee ja tiimit alkavat nääntyä. Erityisen vaikea tilanne tulisi olemaan uusille työntekijöille – miten oppia tuntemaan uudet työkaverit?

Etätiimin tiimihengen kehittäminen ei ole helppoa, ja useiden yritysten tiimiytys perustuu kaupungin kalleimmilla paikoilla oleviin upeisiin toimistoihin, jotka on suunniteltu mahdollistamaan moninaisia kohtaamisia työpäivän aikana. Niinpä päätimme pistää kaikki paukut etätiimien tiimiyttämispalvelun kehittämiseen.

Simulaatioitamme oli jo aiemmin hyödynnetty etätiimien kanssa silloin, kun kohtaaminen ei maantieteellisten etäisyyksien vuoksi tullut kyseeseen, joten tiesimme että ne toimivat mainiosti jopa globaalisti hajautetuille tiimeille. Lisäksi kyseessä on sininen meri, sillä etätiimeille räätälöityjä ratkaisuja ei juuri maailmalta löydy. Bonuksena tiesimme pitkän kokemuksemme sekä lukuisten yritysten ja erehdysten ansiosta, ettei tällaisen palvelun kehittäminen ole helppoa.

Teknisellä puolella muutostarpeet olivat lähinnä pieniä palvelun ohjeistukseen ja opastukseen liittyviä parannuksia. Tämän lisäksi teimme uuden etätyöaiheisen simulaation sekä kokeilimme ja dokumentoimme parhaat käytännöt simulaatioiden etäfasilitoimiseksi yleisimpiä neuvottelupalveluita käyttäen. Kaikki oli valmiina ennen hyvin ansaittua kesälomaa.

Sparrausta ja harjoitusotteluita

Heti alkusyksystä alkoi näyttää siltä, että näkemyksemme oli ollut oikea. Tiiminvetäjät ja HR olivat sopeutuneet uuteen normaaliin, ja alkoivat kuumeisesti miettiä tapoja saada etätiimejä toimimaan paremmin.

Kovalla työllä saimme vakuutettua ensimmäisiä yrityksiä kokeilemaan simulaatioitamme etätiimeille. Yksi paha puute kuitenkin vielä oli: tuotekehitykseen keskittyessämme pääsivät markkinointimateriaalimme pahasti vanhentumaan. Kehitimme ja testasimme niitä alkusyksystä ja samalla haastattelimme asiakkaitamme. Haastatteluiden avulla saimme korvaamatonta käsitystä siitä, miten pandemia yrityksiin on vaikuttanut ja miten etätiimit simulaatioitamme käyttävät ja niistä hyötyvät. Samalla saimme myös paljon hyviä parannusehdotuksia.

Kiitos kaikille asiakkaille ja kumppaneille, jotka olette uskoneet meihin! Olemme ylpeitä että pääsemme osaltamme parantamaan pandemian kurjistamaa työelämää. Viime kuussa simulaatioitamme pelattiin jälleen uudessa maassa – uskon että pian pääsemme parantamaan tiimiytymistä laajemminkin ympäri maailmaa.